Vapaaehtoisen toiminnan johtaminen

Tämä blogiteksti on alunperin julkaistu pääkirjoituksena 27.1.2019 50-vuotiaan moottoripyöräkerhon MP69:n Motoristi-jäsenlehdessä, jonka päätoimittaja olin tuolloin. Löydät koko lehden ilmaiseksi sähköisessä muodossa täältä.

Syksyllä MP69:n toiminnassa oli vahvasti läsnä johtaminen. Hallitus pysähtyi ensimmäistä kertaa vuosiin kunnolla miettimään toimintaa pidemmällä tähtäimellä. Kouluttajat sukelsivat syvälle perimmäisiin motivaatioihinsa Survival Symposiumissa ja Pystymettässäkin pohdittiin toiminnan tulevaisuutta.

MP69 ei ole meille kenellekään työpaikka. Tommi ja Laura tuovat omissa kirjoituksissaan hyvin esiin, mikä tässä touhussa motivoi. Miksi tätä teemme? Jäin miettimään, mitä tämä käytännön tasolla tarkoittaa. Mitä meidän on otettava huomioon yhdistystoiminnan johtamisessa? Pääsin pohdinnoissani kuuden kohdan listaan:

1. Yhteinen tavoite

Survival Symposiumissa kouluttajat onnistuivat kiteyttämään kouluttajien vuoden 2019 päätavoitteen. Se ei ole helppo prosessi, mutta samaan meidän pitäisi pystyä koko kerhon tasolla myös. Kerhon yhteisen vision aikajänne toki on pidempi kuin yksi vuosi, mutta sama tarkoitus silläkin on: ohjata toimintaa ja kertoa mihin mennään. Kerhon yhteinen visio on asia, joka käydään kevään 2019 vuosikokouksessa läpi.

2. Tiimihenki

Hallitustoiminnassa huomaa helposti, että välillä meinaa homma lipsahtaa puurtamisen puolelle. Ja jos keskitymme pelkästään tekemiseen, ärsyynnymme helpommin toisten virheistä tai viivästyksistä, mutta jos otamme aikaa myös muuhun ja tunnemme toisemme, osaamme suhtautua toisiimme ihmisinä.

3. Viestintä

Nykyään informaatiotulva on valtava ja virikkeitä on kaikialla liikaa. Kun sieltä metelistä yrittää pieni ja vaatimaton, mutta sitäkin tärkeämpi info kantautua kerhon jäsenen korviin, hukkuu se helposti. On täysin inhimillistä, että jotain jää huomaamatta tai unohtuu. Viestinnässä kannattaa panostaa selkeyteen, visuaalisuuteen ja kohderyhmälle sopivaan viestintäkanavaan.

4. Jatkuvuus

Jatkuvuuden suhteen kerhon keski-ikä ei ole ainut haaste. Voisimme panostaa enemmän tiedon taltiointiin ja tuoda käytäntöjä näkyväksi. Tästä hyvä esimerkki oli hallituksen workshopissa käytetty vuosikello, jota kehitämme vielä pidemmälle. Aika paljon asioita on muistissa vain ihmisten päässä, muistivihkoissa tai omissa tiedostoissa.

Hiljainen tieto pakkautuu helposti yksilöihin, kun tietty henkilö on päävastuussa isosta kokonaisuudesta ja pitää langan päät käsissään. Tiedon sujuvaa siirtymistä mietitään vasta siinä vaiheessa, kun ”valta” on jo vaihtunut. Sujuvampi vaihtoehto voisi olla esimerkiksi mestari-kisälli-tyyppinen ajattelu, jossa tuleva tehtävän tekijä olisi ensin apukäsinä nykyiselle. Samalla työlasti jakautuisi tasaisemmin.

5. Sitoutuminen

Kerhotoiminnassa sitoutuminen tapahtuu luonnollisesti sisäisen motivaation ja ehkä vähän myös sosiaalisen velvoitteen kautta. Tekemisen täytyy olla mukavaa, vaikka tietysti välillä saa vähän stressatakin ja tuntua painetta. Jokainen on hommassa omasta vapaasta tahdostaan, joten siitä on saatava jotain irti: uutta oppia, yhteenkuuluvuuden tunnetta, itsensä toteuttamista, omalle persoonalle sopivaa tekemistä. Jos homma alkaa maistua puulta, ovat tekijät äkkiä vähissä.

6. Henkilökohtaiset resurssit

Ideoita on aina enemmän kuin tekijöitä. Meillä kaikilla on myös elämä kerhon ulkopuolella ja elämässä tapahtuu. Työkiireet painavat päälle, läheinen sairastuu, eteen tulee muutto toiselle paikkakunnalle, ruuhkavuodet pitävät kiireisinä. Jokaisella omansa. Elämä on sotkuista.

Tähän kiteytyy paljon tiimihenkeä, luottamusta ja inhimillisyyttä. Omalla kohdallani tämä on erittäin ajankohtainen kysymys, koska loppukesästä meille syntyy vauva. Yrittäjän näkökulmasta se tarkoittaa myös kovaa puurtamista töiden parissa vauvan syntymään asti.

Mietin pitkään, voinko jatkaa päätoimittajana, mutta lopulta tahdon kuitenkin uskoa, että tarvittaessa apuja löytyy. Raakatekstin editointi, lopullisen lehden viimeiset oikoluvut, visuaalisen puolen sparraus sekä kirjoittajien ja kuvaajien rekrytointi on asioita, joissa työmäärää voi hieman jakaa tarvittaessa. Ennakointi, aikataulutus ja rohkeasti avun pyytäminen helpottavat tekemistä.

Tänä vuonna sammutamme vähemmän tulipaloja ja toimimme suunnitelmallisemmin kuin ennen. Toivotankin siis oikein mukavaa alkanutta vuotta 2019 ja ennen kaikkea mainiota MP69:n juhlavuotta!