Vapaaehtoisen toiminnan johtaminen

Tämä blogiteksti on alunperin julkaistu pääkirjoituksena 27.1.2019 50-vuotiaan moottoripyöräkerhon MP69:n Motoristi-jäsenlehdessä, jonka päätoimittaja olin tuolloin. Löydät koko lehden ilmaiseksi sähköisessä muodossa täältä.

Syksyllä MP69:n toiminnassa oli vahvasti läsnä johtaminen. Hallitus pysähtyi ensimmäistä kertaa vuosiin kunnolla miettimään toimintaa pidemmällä tähtäimellä. Kouluttajat sukelsivat syvälle perimmäisiin motivaatioihinsa Survival Symposiumissa ja Pystymettässäkin pohdittiin toiminnan tulevaisuutta.

MP69 ei ole meille kenellekään työpaikka. Tommi ja Laura tuovat omissa kirjoituksissaan hyvin esiin, mikä tässä touhussa motivoi. Miksi tätä teemme? Jäin miettimään, mitä tämä käytännön tasolla tarkoittaa. Mitä meidän on otettava huomioon yhdistystoiminnan johtamisessa? Pääsin pohdinnoissani kuuden kohdan listaan:

1. Yhteinen tavoite

Survival Symposiumissa kouluttajat onnistuivat kiteyttämään kouluttajien vuoden 2019 päätavoitteen. Se ei ole helppo prosessi, mutta samaan meidän pitäisi pystyä koko kerhon tasolla myös. Kerhon yhteisen vision aikajänne toki on pidempi kuin yksi vuosi, mutta sama tarkoitus silläkin on: ohjata toimintaa ja kertoa mihin mennään. Kerhon yhteinen visio on asia, joka käydään kevään 2019 vuosikokouksessa läpi.

2. Tiimihenki

Hallitustoiminnassa huomaa helposti, että välillä meinaa homma lipsahtaa puurtamisen puolelle. Ja jos keskitymme pelkästään tekemiseen, ärsyynnymme helpommin toisten virheistä tai viivästyksistä, mutta jos otamme aikaa myös muuhun ja tunnemme toisemme, osaamme suhtautua toisiimme ihmisinä.

3. Viestintä

Nykyään informaatiotulva on valtava ja virikkeitä on kaikialla liikaa. Kun sieltä metelistä yrittää pieni ja vaatimaton, mutta sitäkin tärkeämpi info kantautua kerhon jäsenen korviin, hukkuu se helposti. On täysin inhimillistä, että jotain jää huomaamatta tai unohtuu. Viestinnässä kannattaa panostaa selkeyteen, visuaalisuuteen ja kohderyhmälle sopivaan viestintäkanavaan.

4. Jatkuvuus

Jatkuvuuden suhteen kerhon keski-ikä ei ole ainut haaste. Voisimme panostaa enemmän tiedon taltiointiin ja tuoda käytäntöjä näkyväksi. Tästä hyvä esimerkki oli hallituksen workshopissa käytetty vuosikello, jota kehitämme vielä pidemmälle. Aika paljon asioita on muistissa vain ihmisten päässä, muistivihkoissa tai omissa tiedostoissa.

Hiljainen tieto pakkautuu helposti yksilöihin, kun tietty henkilö on päävastuussa isosta kokonaisuudesta ja pitää langan päät käsissään. Tiedon sujuvaa siirtymistä mietitään vasta siinä vaiheessa, kun ”valta” on jo vaihtunut. Sujuvampi vaihtoehto voisi olla esimerkiksi mestari-kisälli-tyyppinen ajattelu, jossa tuleva tehtävän tekijä olisi ensin apukäsinä nykyiselle. Samalla työlasti jakautuisi tasaisemmin.

5. Sitoutuminen

Kerhotoiminnassa sitoutuminen tapahtuu luonnollisesti sisäisen motivaation ja ehkä vähän myös sosiaalisen velvoitteen kautta. Tekemisen täytyy olla mukavaa, vaikka tietysti välillä saa vähän stressatakin ja tuntua painetta. Jokainen on hommassa omasta vapaasta tahdostaan, joten siitä on saatava jotain irti: uutta oppia, yhteenkuuluvuuden tunnetta, itsensä toteuttamista, omalle persoonalle sopivaa tekemistä. Jos homma alkaa maistua puulta, ovat tekijät äkkiä vähissä.

6. Henkilökohtaiset resurssit

Ideoita on aina enemmän kuin tekijöitä. Meillä kaikilla on myös elämä kerhon ulkopuolella ja elämässä tapahtuu. Työkiireet painavat päälle, läheinen sairastuu, eteen tulee muutto toiselle paikkakunnalle, ruuhkavuodet pitävät kiireisinä. Jokaisella omansa. Elämä on sotkuista.

Tähän kiteytyy paljon tiimihenkeä, luottamusta ja inhimillisyyttä. Omalla kohdallani tämä on erittäin ajankohtainen kysymys, koska loppukesästä meille syntyy vauva. Yrittäjän näkökulmasta se tarkoittaa myös kovaa puurtamista töiden parissa vauvan syntymään asti.

Mietin pitkään, voinko jatkaa päätoimittajana, mutta lopulta tahdon kuitenkin uskoa, että tarvittaessa apuja löytyy. Raakatekstin editointi, lopullisen lehden viimeiset oikoluvut, visuaalisen puolen sparraus sekä kirjoittajien ja kuvaajien rekrytointi on asioita, joissa työmäärää voi hieman jakaa tarvittaessa. Ennakointi, aikataulutus ja rohkeasti avun pyytäminen helpottavat tekemistä.

Tänä vuonna sammutamme vähemmän tulipaloja ja toimimme suunnitelmallisemmin kuin ennen. Toivotankin siis oikein mukavaa alkanutta vuotta 2019 ja ennen kaikkea mainiota MP69:n juhlavuotta!

Naurahdin nähdessäni siskoni päivityksen somessa. Hän tuumaili, että on viimeksi 2012 ollut ulkopuolisella töissä. Yrittäjyys ja freelancer-hommat on siis arkea silläkin suunnalla. Sisko myös tuumaili, että ehkä sekin jännittää, että kerrankin ei ole päävastuussa. Päivitys olisi voinut yhtä hyvin olla minun kirjoittamani.

Aivan samoja lauseita selitin kavereilleni muutama kuukausi sitten. Miten outoa oli ajatella, että joku muu on vetovastuussa ja mulla on oikeasti pomo. Niin ja sekin vielä, että olen töissä jollakin muulla kuin itselläni. Viime kerrasta oli kulunut jo melkein viisi vuotta.

Ei ehkä aivan samanlaisia tunteita herää uuden työn parissa kaikilla, mutta yhä useammalle yrittäjyys ja freelancer-hommat ovat se normaali työ. Työelämä todella on muuttunut ja muuttuu koko ajan.

Omat tuumailut koskivat vain kolmen kuukauden väliaikaista pestiä, joten sitä ollaan jo takaisin tutuilla vesillä itse itseni valtiaana. Puolensa ja puolensa. Juuri nyt tämä tuntuu hyvältä.

Selina Kustula

PS. Kuva Agaeten kylästä Gran Canarialta.

Eipä ole tullut aikoihin kirjoitettua lukuhaasteen etenemisestä. Inspiroiduin nyt #NBForum2017-twiittejä lueskellessa kuitenkin pysähtymään tiimiasioiden äärelle. Nordic Business Forumissa oli nimittäin tänä vuonna puhumassa Patrick Lencioni ja moni oli jakanutkin muistiinpanojaan Lencionin puheenvuorosta. Sisällöltään puhe oli näköjään tiivistänyt hänen kirjaansa Viisi toimintahäiriötä tiimissä.

Sain viime maaliskuussa hyvältä ystävältäni syntymäpäivälahjaksi kyseisen kirjan ja loppukesästä tuntui, että nyt on aika lukea se. Ahmin kirjan parissa päivässä. Se toimi minulle ennakkovalmistautumisena Tiimimestarit-valmennuksen viimeiselle lähijaksokerralle, jonka aiheena oli ”valmentajan karaktääri”.

Käytännössä 2013 vuodesta saakka olen aktiivisesti seurannut omaa kehittymistäni valmentavana johtajana ja pyrkinyt saamaan siihen apuja palautteen, dialogin, seminaarien ja kirjojen kautta. Lencionin teemat olivatkin hyvin tuttuja jo aiemmin kokemani ja lukemani perusteella. ”Luottamus, konfliktit, sitoutuminen, vastuu, tulokset.” Hyvin loogista. Siitä huolimatta kirjasta tarttui, ei ehkä uutta, mutta syvempiä ajatuksia monista osa-alueista.

Jäin etenkin miettimään luottamuksen syntymistä tiimissä ja kuinka tärkeää se on konfliktien syntymisen kannalta. Konfliktit taas ovat aidon sitoutumisen saavuttamiseksi äärimmäisen tärkeitä. Jos pelätään konflikteja, eli käytännössä sitä, että ollaan eri mieltä ja sanotaan se ääneen, päädytään myötäilemään tapahtuvaa päätöksentekoa. Tällöin ei koeta, että on itse ollut vaikuttamassa ja tekemässä päätöstä, mikä taas johtaa löyhään sitoutumiseen.

Luottamus on siis jälleen kerran kaiken perusta. Lencionin kirjassa tuotiin myös hyvin esiin se, ettei toista voi pakottaa luottamaan tiimiin. Jos joku ei avaudu tiimille ja kerro todellisia mietteitään, ei asiaa auta henkilön haastaminen aiheesta. ”Mitä sä oikeasti ajattelet? Kerro nyt!” Itse ainakin sorrun helposti tämän kaltaiseen malttamattomuuteen.

Toisaalta olen useamman kerran pähkäillyt, että onko luottamus kuitenkin tahdon asia. Joihinkin ihmisiin luottaa jo alle vuorokaudessa, toisiin ei vielä useamman vuodenkaan jälkeen. Toki alitajuntamme kerää kaikenlaista tietoa ihmisen käytöksestä ja yrittää sen perusteella rakentaa päätöstä siitä, voiko toiseen luottaa vai ei. Loppujen lopuksi meistä ei silti ole ennustajiksi. Emme voi tietää onko ihminen luottamuksen arvoinen. Joka tapauksessa se on uskon asia.

Huomaan myös usein, että toiset ihmiset ovat epäluuloisempia ja toiset taas haluavat uskoa ihmisistä hyvää. Väittäisin myös, että luottamus voi synnyttää luottamusta. Kun uskoutuu toiselle ihmiselle jostain henkilökohtaisesta, herättää se usein myös vastavuoroisesti luottamusta. ”Kun kerran tuo ihminen luottaa minuun noin suuresti, kai minäkin voin luottaa häneen.”

Mitä ajatuksia tai kokemuksia teillä on luottamuksesta ja sen synnyttämisestä? Aihe on todella mielenkiintoinen, koska se on niin elintärkeä toimivan tiimin kannalta. Paljon muitakin hyviä pointteja kirjassa oli, mutta tuo luottamus jäi kaikista tärkeinpänä mieleeni.

Kirja kokonaisuudessaan oli hassulla tavalla kirjoitettu – kuin kertomuksen muotoon. Yritykseen tulee uusi toimitusjohtaja töihin ja hän alkaa ratkomaan johtoryhmän tiimityöskentelyongelmia. Aluksi taistelin pääni sisällä, että vihaanko tätä tyyliä vai pidänkö siitä. Loppujen lopuksi kallistuin pitämisen puolelle, koska johtoryhmän erilaiset persoonat antavat varmasti erilaisille lukijoille samaistumispintaa ja hyvin käytännönläheisiä esimerkkejä eri tilanteista. Tarinamuotoinen kerronta oli myös hyvin helppolukuista ja ymmärrettävää. Kirjan lopussa oli vielä tietokirjamaisemmin avattu teoriaa ja miten viedä asioita käytäntöön.

Ehdottomasti siis suosittelen Patrcik Lencionin Viisi toimintahäiriötä tiimissä -kirjaa. Se on sinulta pieni panostus ajallisesti, mutta suuri palvelus tiimillesi.

Selina Kustula

#selinalukee2017-haasteessa tämä taisi olla kirja numero 9/20 :) Enköhän saa 20 kirjaa luetuksi ennen vuoden vaihdetta. Uskon niin.

Viime viikkoina olen pähkäillyt paljon sitä, miten saisin nyt elämäni, arkeni ja kotini sekä ruokavalioni, työpäiväni ja tehtäväni järjestykseen, hallintaan. Pitäisikö ostaa dymo ja laputtaa kaikki hyllyt, rasiat ja laatikot kotona niin pysyy tavarat paikoillaan. Karsia kaikki mahdolliset menot, jotka eivät elämääni mahdu ja varata kiveen hakattu paikka kalenterista niille, jotka haluan säilyttää. Se varmasti auttaisi valmistautumaan syksyyn.

Minua Snapchatissa tai Facebookissa seuraavat tietävätkin jo, että aikamoinen syksy on luvassa. Startup-yritykseni MustRide sai Tekesiltä rahoituksen, jonka avulla kehitämme ensimmäisen version, tutkimme markkinoita ja testaamme konseptia. Töitä on edessä ja paljon. Vieläpä sellaisia asioita, joita teen ensimmäistä kertaa. Oikeastaan tuntuu jo viimeisen vuoden olleen arkeni jatkuvaa uuden opettelua, mikä toki omalla kohdalla on välttämättömyys motivaation kannalta.

Tähän lisäksi vielä sain Tampereen yliopistolta tiedon, että olen tullut hyväksytyksi tietojenkäsittelytieteiden koulutusohjelmaan. Hakeminen sinne oli osittain silloin tällöin päässäni pyörinyt ajatus ja osittain viime hetken päähänpistos. En uskonut hetkeäkään pääseväni sisään. Nyt koko ajatus kauhistuttaa ja jännittää. Mutta eiköhän se siitä. Suuntaan tai toiseen.

Tuota syksyä ajatellessa olen aina uudestaan palannut ajatukseen, että nyt täytyy jotenkin järjestää kaikki. Siis aivan kaikki. Että sillä tavalla se oma pääkin pysyy järjestyksessä ja asiat hoituu ajallaan ja on helppo keskittyä. Hassua, miten 27-vuotiaanakin koittaa vielä huijata itseään. Joku minua viisaampi osaa varmaan kertoa, miksi haluamme niin suuresti hallita elämäämme, työtämme, kumppaniamme, kotiamme, ruokavaliotamme… Lista on loputon.

Taidankin siis noudattaa Elina Tanskasen ohjetta ja ihan vain hyväksyä kaaoksen. Ihan hyvin on toiminut tähänkin saakka.

Selina Kustula

ps. Nyt muuten tajusin, että vähän läheltä liippuu vanha blogitekstini: Itsensäjohtamisesta itsensähallintaan. What went wrong? :D Mihinkäs kissa karvoistaan pääsisi.

// Kuvat otettu pitkin tätä kesää napsittu polttareissa, mökillä, Tönöllä, motoristitapaamisella, Helsingissä ja ensimmäisen pavlovani valmistuttua.

Netflix-original: Girlboss

Ai, että! Aivan mahtava fiilis. Perjantain työpäivä päättyi siihen, että viikon (oikeastaan kuukauden) deadlinet on hoidettu ja oikeasti voi lähteä viikonlopun viettoon niin, että iso duuni on saatu valmiiksi ja on todellakin ansainnut rentoutumisen, levon, hauskanpidon. Ei tarvitse miettiä, että sata hommaa odottaa tekemistä ja miten tästä selvitään. Ei tarvitse ahdistua, miten aika ja voimat riittää kaikkeen. Nyt on lupa ihan oikeasti hengähtää ja olla ylpeä tekemisistään.

Ilta vaan paranee, kun kämppä on tyhjä (kaikella rakkaudella, joskus on mahtavaa olla yksin) ja Alkosta mukaan tarttunut pikkuskumppa lasissa. JA! Iso ja! Netflixistä tulee välittömästi suosituksena uusi sarja vastaan, eikä mikä tahansa sarja vaan Girlboss. En ollut edes kuullut, että kyseisestä kirjasta on tehty TV-sarja.

Sophia Amoruso: #GirlBoss

Lyhykäisyydessään kyse on Sophia Amoruson #GirlBoss-kirjasta, joka kertoo löyhän elämänkerrallisesti, kuinka hän rakensi oman vaateimperiuminsa. Amoruso oli vuonna 2016 yksi maailman rikkaimmista self-made naisista. Hän aloitti koko touhun eBayssä 22-vuotiaana. Väittäisin, että Amaruson kirja varmasti herättää tunteita ja saa monella savun nousemaan korvista, mikä tekee kyllä hyvääkin aika ajoin. Kannattaa lukaista Idan mainio blogiteksti kyseisestä kirjasta.

Kirja on itselläni vielä lukematta, mutta nyt tässä perjantai-illan iloksi ylhäisessä yksinäisyydessä on tullut tätä TV-sarjaa katsottua kuusi jaksoa. Todella viihdyttävä, iloinen ja sopivan kepeä olematta ihan täyttä höttöä. Tuumasin alkuun, että kylläpä kivasti kuvastaa nykypäivän mentaliteettia. Make your own future ja niin edelleen. Sitten toisaalta mietin, että eikö tuo ole aina ollut amerikkalainen ajattelutapa. American dream. Ehkä se sitten on vain kokenut uudistumisen.

Ja tästä erittäin luontevalla aasin sillalla vahva suositus myös Ronja Salmen kirjoittamalle kolumnille: Olen ysärin lapsi ja yrittäjä, ja niin on pian meistä moni muukin – mutta Suomi ei ole meihin valmis. Vastaavia samaistumisen tunteita harvemmin tulee toisten teksteistä. Aivan kuin oma elämä toisen kirjoittamassa kolumnissa.

Otappa näistä perjantai-illan mietteistä selvää. Onko kirja tai sarja tuttu? Ällöttääkö koko hehkutus? Mites Ronja Salmen kolumni – kolahtiko? Yrittäjyys wtf.

Selina Kustula

PS. Pakko myöntää, että hullun vahvoja samaistumisfiiliksiä myös tässä Girlboss-sarjassa.